Elektronisches Büro
Digitalisierung ist das große Stichwort und in aller Munde. Es geht über die Verpflichtung, Bilanzen in elektronischer Form an die Finanzverwaltung zu senden, weit hinaus. Zum Beispiel finden wir die Verpflichtung elektronische Daten zu versenden, vorzuhalten und abzufragen für:
- den elektronischen Versand von
- Lohnsteuer- und Umsatzsteuervoranmeldungen,
- Steuererklärungen,
- Bilanzen,
- die Offenlegungen im elektronischen Bundesanzeiger,
- Sozialversicherungsrechtliche Meldungen,
- das Bescheinigungswesen für die Sozialversicherungsträger,
- Lohnsteuerbescheinigungen usw.
Auch Steuererklärungen und Bilanzen können in elektronischer Form an die Finanzverwaltung gesendet werden.
Die Digitalisierung bietet viele Chancen und kann die Abläufe verschlanken und vereinfachen. Gleichzeitig muss der Datensicherheit und den gesetzlichen Anforderungen Rechnung getragen werden. Das sog. ersetzende Scannen und die elektronische Weiterverarbeitung der Belege ist der Einstieg. Elektronische Rechnungen sind heute oft schon gewünscht. Die Arbeitsweise in der Lohn- und Finanzbuchhaltung und der Unternehmensführung wird sich die nächsten Jahre stark verändern. Diese Entwicklung verläuft, wie in anderen Bereichen auch, sehr schnell und bietet viele Möglichkeiten.
Wichtige Tipps für das ersetzende Scannen:
Mit dem Scannen sollte eine Person betraut werden, die organisatorisch und technisch alles richtig macht. Das sollte mit der Unternehmensleitung und / oder dem Steuerberater besprochen und vorbereitet werden. Es muss ganz klar vorgegeben sein, wie die Arbeitsabläufe sind und welche Verantwortlichkeiten bestehen (z.B. wer kontrolliert die Rechnungen, zeichnet sie ab, wer scannt, wann wird gescannt, wer archiviert usw.?). In einer Verfahrensdokumentation wird der Prozess festgehalten, damit den Anforderungen der Finanzbehörden Genüge getan wird. Jede Veränderung im Ablauf muss dokumentiert werden. – Wir helfen gern bei der Umstellung.
Die elektronische Akte und das ersetzende Scannen haben Grenzen. Beispielsweise sind Urkunden, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse im Original aufzubewahren.Wir arbeiten bereits seit fast zehn Jahren erfolgreich in diesem stetig wachsenden Umfeld und sind daher schon lange mit dem Thema vertraut. Wir kennen die Herausforderungen und auch Klippen in der Umstellung. Gern unterstützen wir Sie bei der Umstellung und Umsetzung. Wir nutzen modernste Technik, die einen reibungslosen Ablauf gewährleistet. Dazu gehört neben modernster Finanz- und Lohnbuchhaltungssoftware ein hoch modernes Dokumentencenter, das neben der Funktion des Archivsystems auch die verschlüsselte Datenkommunikation zwischen Mandant und Steuerberater übernimmt. Die Daten werden nicht in irgendeiner Cloud gelagert, sondern liegen bei uns in der Kanzlei auf dem Server.